Averiguar cómo llevar a cabo una feria artesanal es algo que tienes que aprender de la experiencia. Hay una gran curva de aprendizaje, y el mejor maestro es el tiempo. Sin embargo, con solo unos sencillos pasos, puede asegurarse de que tanto sus proveedores como los asistentes disfruten plenamente del evento.
Conceptos básicos para planificar una feria de artesanía
Lo primero es lo primero:¡no se asuste! Cualquier evento se puede dividir en pedazos pequeños. Gran parte del trabajo que tendrás que hacer estará terminado mucho antes del día de la feria de artesanía.
Trazarlo
En las etapas de planificación, es importante que averigües qué tipo de feria artesanal quieres tener. Si está trabajando con un comité, es aún más crucial planificar todo el evento. De esa manera, puede funcionar sin problemas y todos los miembros involucrados realmente pueden disfrutarlo en el día designado. Aquí hay algunos problemas que deberán abordarse para que pueda planear el evento:
- Fecha y hora - El sábado y el domingo son buenos días para realizar un evento si desea que asistan familias trabajadoras. Si debe planificar un evento en un día laborable, tenga en cuenta su multitud. Si sus asistentes objetivo están en la escuela o en el trabajo, probablemente tendrá poca asistencia. Los eventos de la tarde que duran hasta la noche también pueden funcionar.
- Ubicación - Su ubicación debe ser conveniente, fácil de encontrar y ofrecer mucho estacionamiento (preferiblemente gratuito). También debe hacer un plan en caso de mal tiempo, incluso si ese plan es solo decir "llueva o truene".
- Tema - Si desea que su feria artesanal tenga un tema, debe decidir cómo lo incorporará a su plan. Puede crear una sensación festiva con decoraciones y música, especialmente si tiene unas vacaciones de invierno o una feria de artesanía de la cosecha.
- Tipo de proveedor - Desde el principio, usted o el comité de planificación deberán decidir qué tipo de proveedores aceptará y no aceptará para el evento. Si desea limitar su evento solo a vendedores hechos a mano o artesanales, como joyeros, pintores, quilters y más, puede considerar llamarlo una feria artesanal "con jurado". Esto requerirá que los proveedores envíen fotos y alguna documentación escrita antes del evento. En general, esto eliminará muchos de los puestos que ofrecen artículos reproducidos en masa. También es una buena idea cobrar una tarifa de solicitud para evitar que no se presente. Puede usar este dinero para un premio de puerta y para publicidad.
- Crear un plano de planta - Una vez que tenga su ubicación, es hora de averiguar cuánto espacio tiene. Los espacios de las cabinas pueden variar desde aproximadamente seis por seis pies hasta doce por doce pies. Dibuja un mapa a escala lo mejor que puedas. Asegúrese de tener en cuenta el tráfico en el piso, los asientos cerca de los vendedores de comida, si corresponde, y las rutas despejadas hacia los baños y las fuentes de agua. Una vez que haya determinado cuántos espacios de proveedores tiene, puede comenzar a llenarlos.
Organícese (y manténgase)
Desde el principio, designe a alguien para que se encargue de clasificar las solicitudes de proveedores, aceptar dinero y realizar un seguimiento de los pequeños detalles, como asignar proveedores a los espacios de los puestos.
Haga correr la voz
La publicidad es clave no solo para atraer clientes, sino también para atraer proveedores.
- Atraiga a los vendedores colocando un volante de "Convocatoria de vendedores" en boutiques minoristas y cafeterías locales y anunciándose en el periódico. Si el evento tiene jurado, asegúrese de incluir esta información en el volante.
- Alrededor de uno o dos meses antes del evento, es una buena idea crear un nuevo volante dirigido al público en general. Este volante debe incluir la fecha, la hora y los nombres de los proveedores para llamar la atención.
- Dos o tres semanas antes del evento, llame a su periódico local para informarles sobre la feria. A veces, estarán dispuestos a escribir una breve reseña o incluir su evento en el calendario de su ciudad. Nunca está de más preguntar.
- Comuníquese con las estaciones de radio locales unos días antes del evento para ayudar a correr la voz.
Detalles de última hora
La semana anterior al evento, debe reunirse con voluntarios o miembros del comité para repasar todos los detalles de última hora. Mientras se prepara, tenga en cuenta lo siguiente:
- ¿Está completo su plano de planta?
- ¿Todos sus proveedores han pagado y recibido asignaciones de puestos?
- ¿Están listos los premios de entrada, los juegos y el entretenimiento?
- ¿Tiene suficientes voluntarios y todos conocen sus roles para el día del evento?
Su última reunión de planificación previa al evento será una de las más importantes. Es común sentir que hay demasiados cabos sueltos en esta etapa. Tenga en cuenta que la mayoría de las personas que asisten a su evento no sabrán si las cosas no son perfectas. Relájate.
Mostrar hora
El día del evento comenzará con fuerza. Los vendedores llegarán muy temprano para la instalación. Como organizador del evento, es importante que usted y sus voluntarios estén disponibles para responder preguntas y brindar ayuda donde sea posible. Una vez que comience la exhibición de artesanía, podrá relajarse y disfrutar del evento. Es una buena idea que todos los voluntarios usen colores o camisetas a juego, para que los proveedores puedan encontrar ayuda rápidamente cuando la necesiten.
Relájate y diviértete
Averiguar cómo llevar a cabo una feria artesanal no tiene por qué ser estresante. De hecho, puede ser tan divertido planificar como asistir. Solo recuerda que la perfección no es la meta; divertirse es.